KİŞİSEL VERİLERİNİZE İLİŞKİN AYDINLATMA BELGESİ DERNEK ÜYELERİMİZİN, GÖNÜLLÜLERİMİZ VE DERNEĞİMİZE DESTEK VEREN VE BİRLİKTE FAALİYET GÖSTERDİĞİMİZ KİŞİ VE KURULUŞLAR İLE BAĞIŞÇILARIMIZIN, KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA KANUN KAPSAMINDA BİLGİLENDİRİLMESİNE İLİŞKİN DUYURUMUZDUR.

 

KOCAELİ TRABZON KÜLTÜR VE YARDIMLAŞMA DERNEĞİNİN 6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU HAKKINDA BİLGİLENDİRME METNİ:

 

-07.04.2016 tarihinden Resmi Gazete’de yayınlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile birlikte, KOCAELİ TRABZON KÜLTÜR VE YARDIMLAŞMA DERNEĞİ olarak, Veri Sorumlusu sıfatıyla, tarafımıza herhangi bir şekilde iletilen kişisel bilgilerinizin, aşağıda açıklanacağı çerçevede kaydedileceği, saklanacağı, güncelleneceği, mevzuatın izin verdiği ve/veya zorunlu kıldığı durumlarda 3. kişilere açıklanabileceği / devredilebileceği, sınıflandırılabileceği ve KVKK’da sayılan şekillerde işlenebileceğini tarafınıza bildirme yükümlülüğümüz doğmuştur. -07.04.2016 tarihinden önce işlenmiş olan kişisel verilerle ilgili olarak bir istisna öngörülmüş ve bu verilerin Kanun’a uygun hale getirilmesi için 2 yıllık süre verilmiştir. Bu dönemde Kanun’a aykırı olduğu anlaşılan verilerin derhal silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerektiği hükme bağlanmıştır. -Kanun, 07.04.2016 tarihinden önce alınan hukuka uygun rızaların da aksine bir irade beyanında bulunulmadığı takdirde 1 yılın sonunda Kanun’a uygun olduğunun kabul edileceğine yer vermiştir -Bu kişisel veriler, Üye/Katılımcı tarafından fiziki ya da sanal ortamda her türlü yöntemle doğrudan verilen; Ad ve soyadı, Telefon numarası( ev ve iş), adres, e-posta adresleri, faks gibi iletişim bilgileri, Cinsiyeti Doğum tarihi Eğitim düzeyi İlgi alanları/ memnuniyetleri, şikayetleri Sosyal medya tercihleri Beğeni ve tercihleri Ödeme bilgileri Eğitim ve iş tecrübesi geçmişi/özgeçmiş bilgileri/kariyer hedefleri İş unvanı/mesleği/çalıştığı yer Yasal düzenlemelerin olanak tanıdığı kapsamda genel toplantı ve etkinlik görsellerini oluşturan fotoğraflar, gibi konuları içeren kişisel verilerdir. Özel Nitelikli Kişisel Veri : -Kanun’da ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi düşünce, din, mezhep veya diğer inançlar, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık veya cinsel hayat, kılık ve kıyafet, mahkumiyet, genetik ve biyometrik veriler gibi olarak sınırlı sayıda listelenmiş olan, kişinin doğrudan mahremi ile ilgili kişisel veriler. -Sağlık ve cinsel hayat hariç olmak üzere, diğer özel nitelikli kişisel verilerin kullanılması için açık rıza gereklidir. Eğer kanun bu verileri almayı zorunlu tutuyorsa, bu halde açık rıza gerekmemektedir. Sağlık hizmet kuruluşları tarafından, hizmet kapsamında sağlık ve cinsel hayata ilişkin bilgileri saklanan hallerde, açık rızaya gerek bulunmamaktadır. Ancak derneğimiz bu tür bilgileri üyelerinden toplamamaktadır. Veri Sorumlusu Kimliği; -KVKK’ya göre, “Veri Sorumlusu” kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmekte olup, KVKK uyarınca muhatap veri sorumlusu KOCAELİ TRABZON KÜLTÜR VE YARDIMLAŞMA DERNEĞİ 'dir Adres: Yahyakaptan, Salkım Söğüt Cd., No:61, 41050 İzmit/Kocaeli Telefon & Faks: 05419296141 E-posta: kocaelitrabzon1988@gmail.com Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları; Kişisel Verileriniz aşağıda belirtilen amaçlar kapsamında işlenmektedir: -Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi, -Dernek’in genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, komisyon toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi, -Dernek ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, -Dernek’in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi, -Dernek’in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi, uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi, -Dernek içi iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi, -Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası, -Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi, -Dernek’e ait tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini, -İdari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması, -Mevzuat hükmünde Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması 5253 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi, -Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi, -Veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması. -Üye/Gönüllü’nün kişisel verileri; -Üyelik, davetiye, etkinliklerden yararlanma gibi olanakların sağlanması ve Üye/Gönüllü ’nün kullanımına sunulabilmesi için gerekli her türlü işlemin yerine getirilmesi, -Sunulacak hizmetler ve içerikleri konusunda bilgilendirme yapılabilmesi, Hizmetlerinin iyileştirilmesi için kimliği ifşa edilmeden istatistiksel çalışmalarda kişisel veri ve bilgilerin değerlendirilmesi, -Üye/Gönüllü’nün tercih ve ihtiyaçlarının tespit edilerek Üye/Gönüllü’ye verilecek hizmetlerin bu kapsamda şekillendirilmesi, güncellenmesi, -Dernek, sponsorlarına/destekçilerine, etkinliklerine ilişkin içerikler, olanaklar ve yeniliklerinden haberdar edilmesi, -Talep edeceği bilgi, etkinlik ve hizmetlerle ilgili Üye/Gönüllü’ye bilgilendirme yapılması, Üye/ Gönüllü ’nün yapabileceği şikayet ve başvuruların değerlendirilebilmesi, -Üye/ Gönüllü ’ye tercihlerine göre ilgilerini çekebilecek yeni etkinlik ve hizmetlerin önerilebilmesi, -Üye/ Gönüllü ’nün beğendiği, tekrar erişmek isteyebileceği, hatırlatılmasından memnuniyet duyacağı içeriklerin ve olanakların Üye/ Gönüllü ’ye tercihine bağlı olarak hatırlatılabilmesi, -Üye/ Gönüllü tarafından verilen bilgiler esas alınarak Üye/ Gönüllü profilleri, ilgi alanları ve davranışları üzerinde araştırmalar yapılarak, anonim, toplam ve istatistiksel bir bilgi üretilmesi, bu bilgilerin diğer üyelerin bilgileri ile birleştirilerek belirli yaş grubu, kadın-erkek ziyaretçi yüzdesi gibi Dernek içeriğini geliştirmesi, -Verilen bilgiler esas alınarak Üye/ Gönüllü profilleri, ilgi alanları ve davranışları üzerinde araştırmalar yapılarak, oluşturulacak profillere özel içerik ve olanaklar geliştirilmesi, -Üye/ Gönüllü ’nün Üye/ Gönüllü adı ve şifresini kullanarak giriş yaptığı mecralarda yer alan kişisel verilerinin, tercihlerinin, işlemlerinin ve gezinme süre ve detaylarının elde edilen diğer verilerle birlikte işlenebilmesi, -Sunulan hizmetlerin kalitesini arttırmak ve yeni hizmetler geliştirebilmek için analiz ve denetim yapılabilmesi, -Uygulama/application’ların yönetilebilmesi, -Yukarıda “Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi” kısmında açıklanan sair kanallardan elde edilen ve Üye/ Gönüllü ’ye ait diğer verilerle eşleştirme yoluyla kimliğin tespit edilebilmesi, verilerin elde edilme amacı doğrultusunda kullanılabilmesi, -Verilerin saklanmak üzere aktarılması, -Veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanma/yedeklenmesi, -Derneğe ait veya desteklediği ya da duyurmak istediği etkinlikler için Üye/ Gönüllü ’ye bildirimde bulunulabilmesi, elektronik ileti gönderilmesi, -Yasal mevzuata uygun şekilde ayrıca onay alınmak sureti ile ticari elektronik ileti gönderilebilmesi, -Burs başvuruları, -Dernek de çalışma başvurusunda bulunan kişilere uygun bir pozisyon olduğu takdirde yeniden iş önerisi götürülebilmesi, bu amaçla özgeçmişlerinin ve iş başvuru değerlendirme süresinde yapılan görüşme ve referans soruşturma notlarının saklanması; Dernek de daha önce çalışmış kişilere uygun bir pozisyon olduğu takdirde yeniden iş önerisi götürülebilmesi, bu amaçla özgeçmişlerinin ve çalışma başvuru değerlendirme süresinde yapılan görüşme ve referans soruşturma notlarının saklanması, yeni işverenlere talep halinde verimlilik ve performans referansları verilebilmesi, -Bilginin elde edilmesi esnasında Üye/ Gönüllü ’ye bildirilecek sair amaçlarla, Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak üzere, Ve KVKK’da belirtilen diğer şekillerde, işlenebilecektir. Yukarıda belirtilen amaçlarla, kişisel verilerin aktarılabileceği kişi / kuruluşlar: -Dernekler Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi veya kuruluşlar; bunlarla sınırlı olmamak üzere dernek amaçlarımızı gerçekleştirmek adına karşılıklı koordinasyon içinde olduğumuz üniversiteler, okullar, STK’lar, kamu kurum ve kuruluşları ile özel sektörde faaliyet gösteren gerçek ve tüzel kişiler, faaliyetlerimizi yürütmek üzere hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız program ortağı kuruluşlar, yurtiçi / yurtdışı kurum ve kuruluşlar, bankalar ve diğer 3. kişilerdir. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi: -Kişisel Verileriniz, Dernek’e üyelik başvurusu esnasında fiziki olarak veya ................. adresindeki Dernek web sitesi üzerinden doldurulan başvuru formu ve Dernek Tüzüğü kapsamında Dernek’e üyelik ile ilgili fiziki olarak sunulan veya elektronik ortamda aktarılan belgeler vasıtasıyla, ayrıca Dernek ile yapılan çeşitli iletişimler kapsamında (telefon veya elektronik posta ile Dernek ile iletişime geçmeniz gibi) Dernek yetkililerine verilen bilgiler vasıtasıyla sözlü veya yazılı olarak veya elektronik ortamlarda toplanmakta ve işlenmektedir. -Bu kapsamda Kişisel Verileriniz, Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi, Dernek’in genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi, Dernek ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası, idari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması, mevzuat hükmünde Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması ve 5253 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında KVKK’nın 5/2(ç) maddesi gereği veri sorumlusu olan Dernek’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve yine üyeler ile iletişim kurulabilmesi, Dernek’in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi, Dernek’in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi ve uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi, Dernek içi iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi, Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi, Dernek’e ait tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması amaçlarıyla KVKK’nın 5/2(f) maddesi gereği üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, ek olarak Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla KVKK’nın 5/2(e) maddesi gereği hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması için sorumlu olması hukuki sebepleri kapsamında işlenmektedir. Kişisel Verilerinizin Yurtiçi veya Yurtdışı Aktarımı ve Aktarım Amaçları; -Dernek, Kişisel Verilerinizi aşağıda belirtildiği şekil ve durumlarda, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak aşağıda belirtilen kişilere aktarabilecektir: -Dernek üyeliği kapsamında 5253 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği de dahil olmak üzere kişisel verilerin işlendiği süre boyunca yürürlükte olan herhangi bir mevzuat hükmünde öngörülmesi veya mevzuat hükmünde öngörülen bir yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için bu verilerin paylaşılmasının da gerekli olması durumunda Kişisel Verileriniz Dernek’in ilgili kanuni veya hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için ve bununla sınırlı olarak ilgili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılacaktır. -Dernek üyeliği veya tüzel kişi üyenin gerçek kişi temsilciliğine ek olarak Dernek organlarında görev almanız durumunda Kimlik Bilgileriniz, İletişim Bilgileriniz ve meslek bilginiz Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla veri sorumlusu olan Dernek’in kanuni ve hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebepleriyle İl Dernekler Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır. -Dernek toplu elektronik posta gönderimine ilişkin olarak üçüncü kişilerden hizmet almakta olup, Dernek üyeliği kapsamında tarafınıza Dernek’in faaliyetleri ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verecek elektronik postaların gönderilebilmesi için, elektronik posta adresleriniz gönderimin yapılacağı dönemde hizmet alınan ajans ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır. -Dernek bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla dönem dönem Dernek dışı organizasyon firmaları ile çalışılıyor olup, etkinliklerin organizasyonunu sağlamak ve katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları gibi materyelleri sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe katılacak kişilerin isim ve soyisim bilgileri Dernek’in belirli etkinlikleri açısından yetkilendirdiği ve o iş özelinde veri işleyen sıfatını taşıyacak olan organizasyon firması ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır. -İlgili firmalara hususi olarak bir veri aktarımı yapılmamakla birlikte, Dernek bünyesinde bilgi teknolojileri hizmetlerinin sağlanması amacıyla Dernek dışı bilgi teknolojileri firmaları ile çalışılmakta olup, üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak, bu hizmetlerin görülmesi kapsamında bu firmalar, teknik destek sağlamak amacı ile zaman zaman Dernek’in kullandığı sunucu ve programlara, bu kapsamda dolaylı olarak da bu programlar altında olan verilere erişebilmektedir. Ancak bu firmalar tarafından verilerin kendi sistemlerine aktarılması veya kendileri tarafından da bu verilerin işlenmesi ve saklanması söz konusu olmamaktadır. -Üye/Gönüllü’nün hak veya yükümlülükleri veya Dernek nezdindeki üyelik/Gönüllülük ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak Kişisel Verileriniz Dernek’in avukatları, danışmanları ve ilgili yargı makamları ve icra mercileri ile verisorumlusu Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması kapsamında paylaşılabilecektir. -Dernek’in yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ve Dernek Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için gerekli olması durumunda, yalnızca bunlarla sınırlı olarak, Dernek’in hizmet, destek ve danışmanlık aldığı danışman, mali müşavir, denetçi gibi yurtiçinde yerleşik üçüncü kişiler ile Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılabilecektir. -Yukarıda sayılanlara ek olarak, ilgili işlem veya talep tarihinde yürürlükte olan mevzuat hükmündeki yasal ve/veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekmesi halinde veya resmi kurumlardan bu şekilde bir talep gelmesi durumunda yetkililerce istenecek Kişisel Verileriniz ilgili kurum ve kuruluşları ile veya yargı organları ile kanuni veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla paylaşılabilecektir. KVKK’nın 11. maddesi gereği İlgili Kişi Olarak Haklarınız; Derneğimize başvurarak, KVKK ve yürürlükte bulunan diğer mevzuat çerçevesinde kişisel verilerinizin; -Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, -Kişisel Verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, -Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, -Yurt içinde veya yurtdışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, -Kişisel Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme, -KVKK’nun 7 maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme, -5. ve 6. maddeleri kapsamında yapılan işlemlerin Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, -İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, -Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahipsiniz. Haklarınız Kapsamında Dernek’e Başvuru Yolları; -KVKK ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümleri çerçevesinde, yukarıda belirtilen KVKK hükümlerindeki haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi içeren bir yazı ile öncelikle veri sorumlusu olarak Derneğimize başvurmanız, başvurunuz reddi halinde 30 gün sonra Kanun’un 14. Maddesi doğrultusunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na başvurmanız, başvurunuzun cevaplanmaması halinde ise başvurudan 60 gün sonra Kişisel Verileri Koruma Kuruluna başvurmanız gerekmektedir. -Derneğimize yapacağınız yazılı başvuru kapsamında kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile Kanun’un 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi “KOCAELİ TRABZON KÜLTÜR VE YARDIMLAŞMA DERNEĞİ Yahyakaptan mahallesi Salkımsöğüt Caddesi Dış Kapı No:61 İzmit/KOCAELİ” adresine bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVKK’da belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilirsiniz.

 

Konuyu saygıyla dikkatlerinize sunarız.